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Dokumenten-Management-System (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, dienen der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen.

Vorteile:

  • leichte Wiederauffindbarkeit Ihrer Dokumente
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
  • Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
  • Sie vermeiden Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen
  • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage. Moderne CRM-Software haben fast immer eine eigene Dokumentenvarwaltung integriert, um Dokumente im richtigen Kontext bereit zu stellen

DiMa Datentechnik

 

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